Il pagamento delle variabili del mese precedente nel cedolino corrente (il cosiddetto “calendario sfasato” o “presenze differite”) non ha un’origine legislativa specifica, ma è una prassi operativa consolidata nel tempo, nata dalla necessità e dai limiti dei sistemi di gestione delle paghe.
1. Il Contesto e la Necessità Operativa (L’Origine della Prassi)
Esistono diverse ragioni per cui le voci variabili (straordinari, assenze, permessi, malattie, indennità di turno, ecc.) del mese di competenza vengono liquidate nel cedolino del mese successivo, vediamo alcune per comprenderne le motivazioni:
- Il Fattore Tempo: Il datore di lavoro è tenuto per legge a consegnare il cedolino e a effettuare il pagamento (in genere entro la fine del mese o i primi giorni del mese successivo). Molti CCNL, pur non definendo direttamente lo sfasamento, specificano la data di pagamento (spesso l’ultimo giorno del mese o il giorno 10 del mese successivo) che indirettamente costringe all’uso del calendario sfasato per le aziende che pagano presto.
- Elaborazione e Chiusura del Mese: La chiusura del mese (l’ultimo giorno lavorativo) e l’elaborazione dei dati richiedono tempo. L’uso di software gestionali complessi (Zucchetti, Teamsystem, ecc.) ha istituzionalizzato il concetto di “presenze differite” o “calendario differito”. Questi sistemi offrono la possibilità di impostare la retribuzione in due modi:
- Non sfasata: Tutto è pagato nel mese di competenza, ma questo implica pagare lo stipendio molto tardi (es. il 10-15 del mese successivo).
- Sfasata: Retribuzione fissa “presunta” subito, variabili “reali” (del mese precedente) dopo. Questa è la modalità più diffusa per garantire che i lavoratori ricevano lo stipendio entro la fine del mese (es. il 27).
Nonostante l’utilizzo di gestionali è impossibile elaborare, controllare, calcolare le imposte/contributi, stampare i cedolini e inviare i bonifici lo stesso giorno o prima che il mese sia finito.
- La Soluzione dello “Sfasamento” o “Calendario Differito”:
- Retribuzione Fissa Anticipata: Per ovviare a questo, i sistemi di gestione paghe sono stati impostati per pagare la retribuzione fissa (stipendio base) in modo presunto e “anticipato” nel mese in corso (es. il 27 settembre pago la base di settembre).
- Variabili Regolarizzate Posticipatamente: Le variabili (che richiedono il calcolo esatto delle ore/giorni del mese ormai concluso, es. ore straordinarie di settembre) vengono raccolte ed elaborate all’inizio del mese successivo (primi giorni di ottobre) e incluse nel cedolino paga di quel mese (pagato a fine ottobre).
2. L’Evoluzione dei Sistemi e della Normativa (Il “Come” è Avvenuto)
l’origine di questa prassi risiede nell’intersezione tra l’obbligo di tempestività del pagamento e la necessità di accuratezza nell’elaborazione dei dati di presenza (straordinari, assenze, ecc.) che sono definitivi solo alla fine del mese. La diffusione dei software gestionali (a partire dagli anni ’70/’80) ha standardizzato questa soluzione. Ciò nonostante, vediamo alcuni riferimenti normativi dove il concetto del differimento viene richiamato:
- Legge n. 4/1953 (Obbligo del Prospetto Paga): La norma che ha imposto al datore di lavoro l’obbligo di consegnare un prospetto paga dettagliato ha di fatto creato la necessità di sistemi di elaborazione complessi. Sebbene la legge non detti il modello o lo sfasamento, l’obbligo di dettagliare con precisione ore, eventi e trattenute rafforza la prassi del differimento.
- Il Libro Unico del Lavoro (LUL): Con l’introduzione del Libro Unico del Lavoro (che ha sostituito il Libro Matricola e il Libro Paga), la modulistica è stata armonizzata. Il LUL deve essere elaborato entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento (Circolare n. 20 del 29 agosto 2008). Questo termine fornisce un preciso limite temporale per la raccolta e l’elaborazione dei dati definitivi del mese precedente, rendendo lo sfasamento una prassi inevitabile per chi paga lo stipendio prima di tale data (ad esempio, a fine mese). Il Decreto Ministeriale 9 luglio 2008 (Modalità di Tenuta del LUL) le modalità e i tempi di tenuta e conservazione del LUL, ha formalizzato la possibilità del differimento dei dati variabili. Nell’articolo 1, comma 3 viene stabilito che: “Fermi restando gli altri obblighi di cui ai commi 1 e 2 dell’art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro.”. Successivamente con il Decreto-legge 6 dicembre 2011, n. 201, all’articolo 400, comma 4 viene stabilito che posticipato il termine del 16 con la fine del mese successivo a quello di riferimento.
- DM 7.10.1993: il DM 7.10.1993 si può definire il precursore e la fonte storica della possibilità di differimento nel campo degli adempimenti contributivi, un principio poi ripreso e formalizzato anche per la tenuta documentale (LUL) dal DM 9 luglio 2008. Il Decreto Ministeriale ha approvato la Deliberazione del Consiglio di amministrazione dell’INPS n. 5 del 26 marzo 1993 in materia previdenziale. In sintesi, nel DM viene stabilito che, qualora nel corso del mese intervenissero elementi o eventi che comportassero variazioni nella misura della retribuzione imponibile. Gli eventi ed elementi sono: compensi per lavoro straordinario; indennità di diaria o missione; indennità economica di malattia o maternità anticipate dal datore di lavoro per conto dell’INPS; indennità riposi per allattamento; giornate retribuite per donatori di sangue; riduzioni delle retribuzioni per infortuni sul lavoro indennizzabili dall’INAIL; permessi non retribuiti; astensioni dal lavoro; indennità per ferie non godute; congedi matrimoniali; integrazioni salariali (non a zero ore). Chiaramente essendo una norma non recente, si ritiene che l’elencazione sia riferimento valido anche per gli eventi di assenza nati dopo tale data. Il DM 7.10.1993 stabiliva il differimento per la denuncia (allora) DM10 dell’INPS. Oggi, questa logica è migrata nel flusso UniEmens, dove vengono gestite le variabili retributive e i conguagli.