Tempi di attesa

Quante volte capita di dover attendere il termine di un processo condotto da un applicativo per proseguire le proprie attività? Considerato che oggi, in ambito amministrativo, si lavora utilizzando esclusivamente strumenti informatici, sia interni che esterni, ci si aspetterebbero delle semplificazioni che supportino le attività quotidiane.

Focalizzando l’attenzione sugli strumenti interni occorre valutare l’efficacia di un processo strutturato sul quale si basa il buon esito di un’operazione. Immaginate di dover affrontare ogni mese una fase di elaborazione degli stipendi, che ha come primo obiettivo quello di bonificare gli emolumenti nei tempi prestabiliti. Ciò che si auspica è di avere alla base un’infrastruttura efficiente, un sistema informativo\gestionale performante e dei tempi di lavorazione in linea con le attività da svolgere. Purtroppo, invece, ci si trova spesso a combattere con tempi di lavorazione non in linea con le richieste effettuate, generando così disservizi e malumori nell’ambiente lavorativo.

Per rendere meglio l’idea di quanto affermato vi illustro un paio di casi pratici in cui nel tempo mi sono imbattuto:

• Un dipendente di uno Studio impiegava 1 giornata al mese per caricare manualmente dati nei cedolini di circa 250 dipendenti. Il problema non era solo la quantità dei dati da inserire, ma anche la loro interpretazione iniziale, la trasformazione degli stessi, l’inserimento ed il controllo finale. Con una attenta analisi del caso si è riusciti a normalizzare la fase di caricamento in circa 15 minuti, lasciando di fatto all’utente la sola verifica finale dei dati. È intuibile il risparmio di tempo, da 12 giornate annue a 3 ore annue, lascio a voi la quantificazione economica. L’aspetto che inoltre vorrei sottolineare è il beneficio apportato allo stato d’animo del dipendente e all’interno dell’ambiente lavorativo.

• Navigando in un gestionale utilizzato per gli stipendi non ho potuto fare a meno di notare il tempo di 5 ore e 30 minuti impiegato per la realizzazione di un report. La curiosità mi ha spinto ad analizzare la richiesta effettuata ed il flusso ottenuto, con risultati alquanto preoccupanti. In sostanza si era ottenuto un file di 72 mb per analizzare poche quantità di dati ed i dati stessi, necessari per la verifica dell’elaborazione degli stipendi, non giustificavano i tempi di attesa, considerato, inoltre, che gli stessi tempi erano utilizzati dallo stesso applicativo per l’elaborazione totale degli stipendi.  La preoccupazione maggiore dipendeva dal fatto che questo ciclo era diventato negli anni uno standard lavorativo. Questa distorsione mi ha lasciato intendere di trovarmi di fronte all’ennesimo caso in cui non si investe nella ricerca di nuove soluzioni, che possano migliorare le attività lavorative. L’epilogo della vicenda è stata quella di analizzare la reportistica ottenuta e contestualmente realizzare un nuovo report, contenente le stesse informazioni, azzerandone quasi completamente i tempi di elaborazione.  In 20 secondi il tabulato è a disposizione dell’utente. Per certi versi una rivoluzione, per altri una normalizzazione standard.

Potrei citare anche altri casi, ma credo che questi esempi abbiano reso bene l’idea. Come spiegato, è importante investire continuamente in ricerca e sviluppo di nuove soluzioni, in modo da impiegare il tempo sulle lavorazioni che creino maggior valore aggiunto all’impresa. È importante sottolineare anche che non bisogna eccedere in senso opposto, è indispensabile che l’utente conosca gli algoritmi di calcolo e le regole di interpretazione dei dati, lasciando margini di manovra necessari per il controllo e la correzione delle informazioni.