Una pronuncia destinata a fare la storia, quella comunicata tramite Newsletter il giorno 10 Ottobre 2016 dal Garante della Protezione dei dati Personali. Parliamo dell’approvazione, secondo regole ben precise, della richiesta avanzata da una nota Multinazionale del lavoro in somministrazione, di utilizzare una App presente sugli smartphone dei propri dipendenti al fine di rilevare l’inizio e la fine dell’attività lavorativa sia in termini di orario che di posizione geografica.
La richiesta, come indicato nel testo della pronuncia, trova il suo fondamento nella necessità da parte dell’azienda di snellire e semplificare il processo di rilevazione delle presenze dei lavoratori in missione presso le aziende utilizzatrici. Tale procedimento avveniva in precedenza applicando dispositivi di lettura presso le sedi delle aziende clienti, comportando costi di gestione molto alti.
Le App da impiegare a questo scopo potranno rilevare sia l’orario d’inizio e fine lavori nonché la posizione geografica in cui il lavoratore si trova effettivamente nel momento della “timbratura”. E’ proprio quest’ultimo aspetto a rendere più delicato l’uso di tali strumenti, per i quali il datore di lavoro dovrà adempiere ad obblighi ben precisi.
Procedendo con ordine, la rilevazione, precisa il Garante, deve avvenire notificando al lavoratore in via preliminare tramite l’App la necessità di effettuare una lettura.
Solo dopo l’autorizzazione del lavoratore, da fornire sempre tramite la medesima App, la lettura potrà definirsi effettuata.
Il datore di lavoro che intenda effettuare tali rilevazioni dovrà cancellare dai propri archivi le informazioni di geolocalizzazione e garantire comunque l’adozione di strumenti che non permettano di reperire ulteriori informazioni dai dispositivi dei propri dipendenti.
Per quanto riguarda gli obblighi in tema di normativa sulla Privacy il datore di lavoro che intenda avvalersi di tale nuova modalità di rilevazione dovrà preventivamente notificare tale notizia al Garante.
Allo stesso modo anche ai lavoratori andrà conseguita una nuova e dettagliata informativa nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 13 del Codice Privacy.
Anche se ai fini dell’attivazione di questa nuova metodologia di rilevazione non è necessario un accordo sindacale ad hoc è comunque preferibile aggiornare i propri regolamenti interni.
Infine, considerata la portata innovativa di tale nuova impostazione, sarebbe auspicabile un intervento anche da parte del Ministero del lavoro, in modo da assimilare al meglio la regolamentazione di questo nuovo strumenti.
Per completezza informativa si riporta per intero il testo nella Newsletter allegando la pronuncia integrale del Garante:
Due società appartenenti a un gruppo che si occupa di ricerca, selezione e somministrazione di lavoro a tempo determinato potranno chiedere ai propri dipendenti – impiegati presso altre ditte o che svolgono sistematicamente attività “fuori sede” – di installare una app sugli smartphone di loro proprietà, ai fini della rilevazione di inizio e fine dell’attività lavorativa. Chi non intende scaricare la app potrà continuare a entrare e uscire dal posto di lavoro impiegando i sistemi tradizionali in uso. Lo ha stabilito il Garante privacy [doc. web n. 5497522] che ha accolto, in applicazione della disciplina sul cosiddetto “bilanciamento di interessi”, un’istanza di verifica preliminare presentata dalle due società e ha dettato una serie di misure a tutela dei lavoratori.
Con l’adozione della app, che prevede l’uso dei dati di geolocalizzazione, le società intendono snellire le procedure relative alla gestione amministrativa del personale, di volta in volta collocato presso altre ditte o semplificare e rendere più efficiente la rilevazione della presenza dei dipendenti che lavorano per lo più all’esterno della sede aziendale.
Il Garante ha tuttavia prescritto alle società di perfezionare il sistema nella prospettiva della “privacy by design”, applicando il principio di necessità e anche alla luce dei possibili errori nell’accuratezza dei sistemi di localizzazione. In particolare, verificata la associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, il sistema potrà conservare ˗ se del caso ˗ il solo dato relativo alla sede di lavoro (oltre a data e orario della “timbratura” virtuale), cancellando il dato relativo alla posizione del lavoratore.
Inoltre, sullo schermo del telefonino dovrà essere sempre ben visibile un’icona che indichi che la funzione di localizzazione è attiva. L’applicazione dovrà poi essere configurata in modo tale da impedire il trattamento, anche accidentale, di altri dati contenuti nel dispositivo di proprietà del lavoratore (ad esempio, dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica, alla navigazione in Internet o altre informazioni presenti sul dispositivo).
Prima dell’avvio del nuovo sistema di accertamento delle presenze, le società dovranno effettuare la notificazione al Garante, indicando i tipi di trattamenti e le operazioni che intendono compiere, e fornire ai dipendenti un’informativa comprensiva di tutti gli elementi (tipologia dei dati, finalità e modalità del trattamento, tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento). Le società dovranno, infine, adottare tutte le misure di sicurezza previste dalla normativa per preservare l’integrità dei dati e l’accesso a persone non autorizzate.
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