(Circolare 15/E/2025)
Le modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 e dal Decreto Fiscale hanno infatti riscritto la disciplina dei rimborsi, introducendo un principio cardine:
senza pagamento tracciabile il rimborso diventa reddito imponibile.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito le regole operative con la Circolare 15/E del 22 dicembre 2025, sciogliendo molti dubbi pratici degli uffici paghe.
1. Il nuovo principio: non conta più solo la documentazione, ma come paghi
Dal 2025, per le trasferte effettuate in Italia, i rimborsi di:
- vitto
- alloggio
- taxi e NCC
- viaggio
sono esenti solo se pagati con strumenti tracciabili.
Se pagati in contanti diventano imponibili fiscale e contributivo.
Strumenti tracciabili ammessi
- bonifico bancario/postale
- carta di credito
- carta di debito
- prepagate
- assegni
- PagoPA / MAV
- app di pagamento elettronico
L’estratto conto è prova residuale, mentre la ricevuta resta la prova preferibile.
2. Trasferta nel Comune vs fuori Comune: cambia tutto
La vera rivoluzione riguarda le trasferte nello stesso Comune.
Trasferta fuori Comune
È la disciplina “classica”:
le spese possono essere esenti se rispettano i requisiti di legge e — dal 2025 — la tracciabilità.
Trasferta nel Comune
Qui il legislatore resta molto restrittivo:
- vitto e alloggio → sempre reddito
- trasporto documentato → esente
- indennità chilometrica ACI → esente se documentata
3. Novità importantissima: pedaggi e parcheggi diventano spese di viaggio
L’Agenzia supera il vecchio orientamento:
I pedaggi e parcheggi sono ora considerati spese di viaggio, quindi, non formano reddito (se documentati). Le spese di parcheggio devono essere comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta.
Questo vale sia dentro che fuori Comune.
4. Il sistema di rimborso non salva più dalla tracciabilità
Prima si ragionava così:
- forfettario → meno controlli
- analitico → più controlli
Ora non è più vero.
La tracciabilità è obbligatoria indipendentemente dal sistema adottato.
Scheda di sintesi operativa
A) Trasferta fuori Comune (Italia)
| Spesa | Forfettario | Misto | Analitico | Contanti | Tracciabile |
| Vitto | esente | esente | esente | ❌ imponibile | ✔ esente |
| Alloggio | esente | esente | esente | ❌ imponibile | ✔ esente |
| Taxi / NCC | esente | esente | esente | ❌ imponibile | ✔ esente |
| Trasporto pubblico linea | esente | esente | esente | ✔ esente | ✔ esente |
| Pedaggi | esente | esente | esente | ✔ esente | ✔ esente |
| Parcheggi | esente | esente | esente | ✔ esente | ✔ esente |
| Altre spese (15,49€) | esente | esente | esente | ✔ esente | ✔ esente |
| Imposta soggiorno | esente | esente | esente | ❌ imponibile | ✔ esente |
B) Trasferta nel Comune
| Spesa | Regola fiscale |
| Vitto | imponibile |
| Alloggio | imponibile |
| Taxi / NCC | esente solo se tracciabile |
| Trasporto pubblico | esente anche contanti |
| Indennità chilometrica ACI | esente se documentata |
| Pedaggi | esente |
| Parcheggi | esente |
C) Trasferte all’estero
La tracciabilità NON è obbligatoria
Impatto pratico per aziende e uffici paghe
Dal 2025 cambia la logica dei controlli:
Prima
➡ controllo sul giustificativo
Ora
➡ controllo sul metodo di pagamento
Di fatto nasce un nuovo obbligo organizzativo:
La procedura trasferte deve rilevare i pagamenti non tracciabili e gestirne automaticamente l’imponibilità fiscale e contributiva.